Kenapa Kita Sentiasa Sibuk? 2.0

Assalamualaikum!

 Kembali dalam topik Kenapa Kita Sentiasa Sibuk.
Tapi kali ini saya nak bercerita tentang "perjuangan" saya selama bekerja di sebuah syarikat perkilangan di Lembah Kelang.
Perjuangan saya adalah untuk memudahkan segala urusan kerja-kurangkan birokrasi dan andaian, hanya fokus pada masalah sebenar dalam melakukan sesuatu kerja.

Saya bekerja di bahagian rekabentuk produk (Eng. Dept) yang berhubung dengan pelbagai pihak bermula dari fasa rekabentuk (Design) sampailah kepada fasa penghasilan (Production) dan seterusnya kepada mengambil tindakan yang sewajarnya untuk memastikan produk yang dihasilkan secara berterusan selagi ada permintaan dari pelanggan.

Untuk itu, saya merasa perlunya satu database (pengkalan data) yang boleh digunakan untuk merekodkan data secara betul, menganalisis dan memantau segala aktiviti yang berkaitan dengan tugasan yang dipertanggungjawabkan.

Database yang sedia ada boleh kata 100% adalah berdasarkan MS Excel dimana disebabkan tiada keseragaman dalam memasukkan data (Key-In Data) dan Perisian Ms Excel itu sendiri terlalu mudah lentur (Flexible) maka sesiapun boleh menghasilkan database dan memasukkan data ikut sedap rasa. Pada hakikatnya MS Excel pun boleh digunakan sebagai database yang ringan kalau etika2 database itu boleh dipatuhi.

Bahananya, apabila data yang direkodkan tadi terpaksa dianalysis secara manual (dibuat ringkasan kepada bentuk table dan Graf). Aktiviti ringkasan ini menngambil masa yang agak panjang-mungkin berhari2 kerana rekod yang ada tidak seragam. Pemantauan pula boleh dikatakan hampir mustahil kalau melibatkan rekod yang banyak.
Kesimpulannya, masalah kesilapan sentiasa berlaku dan kita senantiasa sibuk  untuk menyelesaikan masalah kesilapan yang berlaku tadi tanpa ada fokus untuk menyelesaikan masalah pokok (utama) yang selalu dikaitkan (ditudingkan) kepada masalah disebabkan oleh manusia (Human Error)

Pada awal 2005, saya telah memulakan satu MS Acces Database berkenaan Pertukaran Rekaan kepada sesuatu produk. Database asal adalah dalam format Excel dan ia dikongsi dengan pelbagai department. Mulanya tiada masalah besar yang timbul sebab rekod pertukaran rekaan hanyalah sedikit kerana jenis model yang dibuat tak sampai 10 jenis, tapi lama kelamaan jenis model telah berganda dengan besar menjadi  lebih 200 jenis model. dan rekod pertukaran semakin bertambah dari sehari ke sehari.

Kemuncaknya ada beberapa kes yang besar berlaku dimana pertukaran rekaan tidak sempurna dan menimbulkan kerugian yang besar bagi pihak syarikat.

Saya mengambil masa yang agak lama untuk menyempurnakan database tersebut (3 tahun) dan masih mengubahsuainya hingga sekarang.

Pada masa yang sama saya telah membuat beberapa database untuk kegunaan kerja saya dan setelah  banyak mendapat menafaat daripadanya, saya mula berani untuk mempromosikan kepada pihak lain untuk beralih daripada database dalam format Excel kepada Access.

Pada hujung 2008, Saya telah berjumpa dengan Bahagian Latihan untuk berbincang berkenaan Latihan Dalaman MS Acces. Saya mendapat sokongan dari pelbagai pihak dan Sessi pertama latihan pada bulan Disember 2009 dikendalikan oleh saya secara sukarela.(Latihan MS Access pernah diadakan sebelum itu oleh pihak lain tetapi terhenti pada tahun 2004)
Bermula dengan dua orang sukarelawan sebagai pengajar pada 2010, tiga orang 2011 dan sekarang 5 orang, transformasi kearah penggunaan Acces menggantikan Excel menjadi semakin rancak.
Kelebihan menggunakan Access telah dibuktikan dengan terhasilnya beberapa database yang direka dan diguna pakai oleh individu yang telah menghadiri kursus.
Database yang dihasilkan ternyata memudahkan individu itu sendiri dan sesiapa yang berurusan dengannya.

Namun begitu keadaan sekarang mungkin hanya dalam 50% sahaja target saya tercapai..disebabkan masih banyak lagi rekod penting dalam format Excel yang perlu ditukar kepada Access secepat mungkin..

Tapi bak kata pepatah, perahu sudah di air, dayung sudah ditangan, cuma tinggal semangat untuk mendayung ke tempat yang ingin di tuju. Kalau lambat mendayung nanti takut2 lambat sampai ataupun perahu terus hanyut dibawa arus..

Hingga bertemu lagi. wassalam...

Kenapa Kita Sentiasa Sibuk?

Assalamualaikum..!
Alhamdulillah sempat lagi nak menulis berkenaan dengan kenapa kita  Sentiasa Sibuk.
Stephen Covey dalam bukunya the Seven Habit ada membahagikan kerja2 yang kita lakukan sekarang adalah dalam lingkungan 4 bahagian (4 Quadran) - ia adalah dari matrik Kepentingan dengan Kesegeraan.
Maknanya kita nilaikan setiap kerja kita adakah ia;
1. Penting dan mesti dilakukan segera? (Quadran I)
2. Penting Tapi boleh dikemudiankan kerana mungkin memerlukan masa,tenaga dan kewangan baru dapat melakukannya (Quadran II)
3. Kurang Penting Tapi kena lakukan dengan segera (Quadran III)
4. Kurang Penting dan Tak perlu bersegera untuk melakukannya (Quadran IV)

Mungkin sukar untuk mengenal pasti dalam kategori manakah perkara yang kita lakukan sekarang tergolong.  mungkin jugak ia bergantung kepada status kewangan, pangkat dalam organisasi seseorang itu.

kita ambil contoh yang paling dekat- sebagai surirumah sepenuh masa yang suaminya hanya seorang eksekutif biasa disyarikat swasta. Aktiviti biasa sebagai seorang surirumah mungkin seperti berikut.
1. Memasak
2. Mengemas Rumah
3. Membasuh Kain Baju
4. Menyiapkan Pakaian Suami dan Anak2
5.  Menonton  TV
6. Membaca (Surat Khabar, Novel, Majalah dll..)
7. Menyediakan Menu Masakan
8. Berborak dalam Telefon
9. Menghantar dan Mengambil anak ke/dari sekolah
10. Mengajar Anak (Pelajaran)
11. Melayari Internet
13. Membuat Kerja Sambilan dirumah
14. Menghadiri kelas kemahiran (memasak, menjahit dsb..)
15. Mengikuti Pengajian Agama
16. Berborak Dengan Jiran

Mari kita kategorikan setiap aktiviti tadi mengikut Quadran yang sepatutnya.

Quadran I:
Memasak, Mengemas Rumah, Membasuh Kain Baju, Menyiapkan pakaian suami dan anak2, menghantar dan mengambil anak - Ianya penting dan mesti dilakukan pada masa yang tertentu yang dikalamana gagal dilakukan ia akan memudaratkan secara segera.. Ini adalah tanggungjawab-tiada kompromi.

Quadran II:
Menyediakan Menu Masakan, Membaca, Mengajar Anak, Menonton TV dan Melayari Internet (Untuk mendapat ilmu), Membuat Kerja Sambilan, Menghadiri kelas kemahiran, mengikuti pengajian agama - Ianya penting dalam menjadikan akiviti dalam Quadran I menjadi lebih berkesan atau lebih happening (Menjadikan diri kita dan orang2 disekitar kita lebih baik)

Quadran III:
Berborak panjang  dalam telefon, berborak panjang dengan jiran, menonton TV sinetron - Kurang pengting tapi mesti dilayan dalam masa tertentu.

Quadran IV:
Melayari Internet untuk suka2 (Facebook, Youtube dll) - kurang penting dan boleh dilakukan bila2 masa saja.

Saya ingin menghuraikan lebih berkenaan dengan Quadran II sebabnya pada saya dia lah yang akan mempengaruhi Quadran I.

Ambik contoh memasak - siapa2 pun boleh memasak. Tapi kalau kerja sebagai Chef direstoran, bolehkan Chef masak masakan yang sama tapi rasanya hari ni lain dan esoknya pula lain? Sudah tentu tidak.. dan apakah agaknya yang Chef tadi lakukan supaya masakannya sentiasa sama sedap rasanya?
Jawapannya adalah ilmu yang dipelajari dan latihan yang telah dilalui...

Jadi secara ringkasnya aktiviti dalam Quadran II adalah sesuatu yang membuatkan kita akan hebat dalam Quadran I. Apabila kita sudah hebat dalam Quadran I kita akan mendapat pujian, sanjungan dan sebagainya yang baik2 dan kalau kita tidak dapat menjadi hebat " Not Competent" kita akan menyusahkan diri dan juga orang lain.

Bila dah meyusahkan diri dan orang lain- kita akan sentiasa sibuk melakukan perkara yang tidak ada nilai tambah (seperti melayan komplen orang terhadap kita) dan seterusnya tidak sempat untuk melakukan sesuatu di Quadran II. Hasilnya kita tak akan kemana-mana....sebab kita sentiasa sibuk!

Jumpa Lagi!
Wassalam dan selamat berpuasa...

MS Access- Sambung Memasak dengan Bahan Yang Terhad

Assalamualaikum,
Berbalik dengan rekod yang kita ada seperti dalam entry yang lalu,  saya mencadangkan kita  boleh membuat beberapa queries seperti di bawah.
1. Senarai Pelajar yang Mengambil SPM
2. Senarai Pelajar Perempuan yang Dapat 5A dalam UPSR
3. Bilangan Pelajar yang mendapat 8A dalam PMR
4. Bilangan Pelajar Cina didalam senarai peperiksaan
dan pelbagai lagi mengikut kreativiti masing2.

Untuk No. 1 dan No. 2, cara membuatnya sama seperti Queries yang kita buat mula2 sekali.
Untuk No. 1 keywordnya adalah "SPM" (satu saja keywordnya) dan untuk No. 2 kita Ada 3 keyword iaitu "Perempuan", "5A" dan "UPSR"

Apa yang kita perlu lakukan adalah masukkan (taip) keyword tadi dalam row kriteria dibawah fieldnya.

Untuk No. 1 Taip "SPM" dalam row kriteria dibawah field Peperiksaan - row kriteria lain pastikan blank.

Untuk No. 2 pulak Taip "Perempuan" : Field Jantina, "5A" : Field Keputusan dan "UPSR" : Field Peperiksaan.

Nota:
Untuk No. 1 dan 2, sebenarnya kita menggunakan teknik "Filtering" sebagamana yang terdapat dalam excell, tapi didalam MS Access kita boleh menyimpan filtering ini (Queries) berasingan didalam database yang sama untuk senang kita panggil balik kemudian. Contohnya setakat ini kita telah membuat 3 menu (queries) daripada 1 table dan kita namakannya Queries1, Queries2 dan Queries3.

Kita ada lagi 2 menu No. 3 dan No. 4 yang hendak dimasak. Menu kita dua ini lain sikit sebab hasilnya adalah bilangan (berapa?). yang 3 Queries kita dah buat tadi semuanya berkaitan dengan senarai. Jadi simboliknya disini, dalam set menu yang kita ada contohnya kalau kita memasak untuk kawan kita yang dah berkeluarga yang mempunyai anak dari umur 2 tahun higga 15 tahun, kita kena pelbagaikan masakan kita supaya mereka sekeluarga dapat menjamah masakan kita dengan berselera.
Paling kurang pun Kita mungkin masak ayam goreng (untuk kanak2), kari ayam untuk orang dewasa dan mungkin sayur campur udang dan cendawan (budak2 makan udang dan cendawan dan orang dewasa makan sayur)

Begitu jugak Queries kita yang pelbagai tadi mampu memberi kepuasan kepada sesiapa yang memerlukan informasi samada dalam bentuk senarai atau dalam bentuk bilangan- dua2 sama penting bergantung kepada keadaan.

OK untuk queries berkenaan bilangan cara mebuatnya sedikit berbeza. Dalam Access kita memanggilnya Summary Query. Namanya pun summary (ringkasan), jadi tepatlah apa yang dimaksudkan dari senarai yang berjela2 diringkaskan kepada bilangan megikut group yang dikehendaki.

Summary Queries ini amat amat penting untuk kita monitor (pantau) sesuatu sebab result yang kita dapat adalah bentuk ringkasan angka (bukan senarai satu persatu). Ini berkenaan dengan statisik yang akan membantu pemantau mengambil tindakan yang sewajarnya..

Kita akan bercerita panjang lebar pasal summary queries dalam next entry..

Wassalam

Mengapa Perlu "Pergi Lebih Jauh!" - 2

Assalamualaikum dan Jumpa Lagi dalam Topik ini.

Kita kadang2 terlupa yang kita pernah menjadi bayi, membesar sebagai kanak2, menjadi remaja, dan orang dewasa...

Dan begitu juga kita didalam sesuatu organisasi, mungkin dulu kita sebagai orang bawahan dan sekarang sudah memegang pangkat sebagai Pengurus.
Persoalannya disini, apakah kita (Sebagai Pengurus) telah melakukan sesuatu yang seperti kita harapkan Pengurus kita lakukan semasa kita menjadi perkerja bawahan 10 atau 20 tahun dulu? Kalau ya Jawapan anda tahniah!

Tapi mungkin juga ramai yang hanya melepaskan kerjanya dulu kepada pihak bawahan tanpa membuat apa2 penambahbaikan diperingkat pengurusan.

Kenapa saya timbulkan permasalahan ini kerana tanpa usaha atau penambahbaikan dari pihak yang mengetahui /berpengalaman dengan sesuatu perkara maka sukarlah untuk kita pergi lebih jauh.

Saya rasa banyak contoh yang boleh kita ambil bila bekerja didalam sesuatu syarikat.

Contohnya kalau sesuatu syarikat yang merekacipta sesuatu produk tidak mempunyai rekod untuk standard ataupun rekod kegagalan ataupun rekod know how nya maka tidak mustahil masalah yang sama akan berulang apabila merekacipta produk terbaru.

Saya berpendapat faktor masalah yang selalu berulanglah yang menyebabkan kita tidak dapat pergi lebih jauh. Macammana kita nak buat sesuatu perkara yang lain sekiranya kita dilingkungi dengan isu2 yang sama setiap hari dan yang lebih teruk lagi kita menggunakan sistem yang sama atau pendekatan yang sama untuk menanganinya yang telah terbukti tidak berkesan (sebab kalau sistem yang kita ada berkesan masalah sama mungkin tak berulang dan walaupun masih berulang, kita terus dapat tahu kelemahan dimana dan tindakan cepat diambil)

Apabila sesuatu sistem atau tindakan itu berkesan, maka kita mempunyai lebih masa (sebab tiada isu sama berulang dan tindakan pembaikan dapat diambil dengan segera). Masa ini boleh digunakan untuk sesuatu yang lebih berfaedah untuk meneroka benda baru ataupun untuk memikirkan idea bagaimana untuk meningkatkan lagi produktiviti atau penambahbaikan dalam sesuatu organisasi.
Mungkin jugak yang risau bila sistem sudah bertambah cakap, maka ada pekerja yang akan dibuang dalam usaha untuk mengurangkan kos- dan ini adalah salah satu impaknya.

Tapi insyaallah kalau kita percaya sebenar-sebenarnya yang rezeki itu hak Allah, kita hanya perlu berusaha bersungguh-sungguh dalam segala kerja yang diamanahkan kepada kita... yang lain biar Allah yang tentukan..

Wassalam

Cuti Sekolah - Macammana Nak Ceriakan Anak2 dan Diri Anda?

Assalamualaikum..

Mungkin masih belum terlambat untuk berkongsi sedikit Tip yang sedikit sebanyak boleh digunapakai apabila anda mempunyai anak yang agak ramai terutama dalam lingkungan antara 5 hingga 11 tahun.

Seperti yang kita ketahui, seorang kanak2 dalam lingkungan umur diatas sudah pandai menilai apa yang seronok dilakukan dan apa yang tidak tetapi tidak dapat berfikir jauh apakah kesan daripada aktiviti yang dilakukannya itu.

Begitu juga dengan anak2 saya yang agak ramai dirumah, amatlah susah untuk meminta menolong melakukan sesuatu atau berhenti dari melakukan sesuatu. Jadi apabila dah sampai tahap kritikal, maka rotanlah yang akan menjadi penyelesaiannya.

Disatu pagi saya ada terdengar ustaz Zahazan dalam temuramah di TV3 ada menyentuh berkenaan dengan ganjaran yang ditawarkan pada anak2 supaya dapat melakukan sesuatu yang bermenafaat. Biasanya ganjaran tu biasa la kita sebut yang biasanya dalam bentuk monetary (wang atau benda). Contohnya kalau tolong jemur kain dapat seringgit ataupun kalau basuh pinggan dapat 50 sen, ataupun kalau dapat 5A dalam UPSR dapat basikal baru dan sebagainya.
Ganjaran begini mungkin ada kesannya tapi biasanya tak berpanjangan.
Ye lah mana tahan kalau sikit2 asyik nak bagi duit, bila dah bagi duit pulak buat ala kadar saje pulak.
Sebaliknya pulak kalau anak2 kita ada sikap2 yang negatif seperti bangun lambat, liat untuk solat, selalu bergaduh, berebut tempat duduk dalam kereta, berebut macam2 lagi dan sebagainya bagaimana anda hendak mengatasinya?

Saya mendapat idea untuk memperkenalkan mata ganjaran atau kad kelebihan.

Mata ganjaran akan diberikan untuk kes2 berikut contohnya;

1. Apabila Pertolongan diberikan contohnya basuh pinggan, jemur baju, angkat baju, buang sampah dan sebagainya.

2. Apabila Sesuatu dilakukan lebih dari standard yang dikehendaki - contohnya mandi sebelum pukul 7 malam, Sembahyang Berjemaah, bangun pagi sebelum dikejutkan dan sebagainya.

Mata Ganjaran pula akan dipotong dalam kes2 berikut;
1. Gagal Melakukan Perkara Yang Asas  contohnya liat untuk solat, mengemas bilik sendiri, membasuh pinggan sendiri dan sebagainya yang patut.

2. Melakukan Sesuatu yang Membawa Mudarat seperti memulakan pergaduhan, mengejek dan sebagainya.

3. Mata Ganjaran ditebus untuk mendapatkan sesuatu kelebihan.

Dan yang paling penting, bagaimana mata ganjaran yang terkumpul tadi dapat digunakan? Ia boleh digunakan dalam situasi berikut.

1. Tebus untuk Kelebihan- Apabila Perebutan berlaku contohnya berebut tempat duduk di dalam kereta atau berebut makanan, atau siaran TV dan sebagainya. Anak anda boleh menebus mata untuk mendapatkan keutamaan dalam membuat pilihan. Sesiapa yang menwarkan tebusan yang tinggi tentulah akan mendapt kelebihan itu.

2. Monetary Reward - Terserah kepada anda untuk setiap bulan mungkin memberi wang ringgit atau hadiah berdasarkan mata yang dimiliki. Anda mungkin boleh memilih untuk membawa mata mereka kebulan seterusnya ataupun mengosongkan balik mata mereka setiap bulan.

Selamat memcuba.. Wassaalam..

Bahan Terhad, Pelbagai Menu - Chef Yang Hebat

Assalamualaikum.. Jumpa Lagi..

Sebelum saya teruskan menulis, pernahkah anda melihat Rancangan Pertandingan Masakan dari Jepun yang dikenali sebagai "Iron Chef".
Secara ringkasnya pertandingan ini adalah antara "Iron Chef" iaitu Chef yang terhebat yang dipilih dan seorang Chef pencabar.

Mereka dikehendaki memasak masakan menggunakan 1 bahan utama yang telah ditentukan pada hari tersebut. Contohnya Ikan Salmon.
Chef tadi mestilah menyediakan masakan yang mengandungi ikan salmon tadi dalam kesemua jenis masakannya. Chef boleh menggunakan bahan2 asas yang lain seperti sayur, tepung dan sebagainya untuk menghasilkan pelbagai masakan mengikut kreativiti masing2.
Masakannya tadi akan dinilai oleh Juri dan siapa yang tinggi markahnya dari segi rasa, kreativiti, persembahan akan menang dan sudah semestinya yang selalu menag adalah "Iron Chef".

OK, apa pula kaitan dengan MS Access? Seperti yang sebutkan sebelum ini, kalau table itu diibaratkan bahan2 mentah dan queries pulak menu atau masakan yang akan kita sediakan. Maknanya dengan pelbagai rekod yang kita ada dalam table tadi kita boleh membuat perlbagai queries untuk kegunaan kita sendiri ataupun orang lain.

Masih tak faham apa yang saya nak sampaikan.?

Ambil contoh kalau kita ada bahan mentah seperti bawang, tepung, ayam, minyak, halia, telur dan kunyit. Senarai masakan yang kita dapat hasilkan adalah seperti berikut.
1. Bawang Goreng
2. Ayam Goreng Halia
3. Ayam Goreng Kunyit
4. Telur Dadar
5. Ayam Goreng Bersalut Tepung
6. Cekodok Bawang

dan kalau Chef Wan pula mungkin dapat tambah lagi beberapa menu mungkin seperti dibawah
7. Ayam Bakar sumbat telur rebus(betul ka ni?)
8. Dada ayam goreng berbungkus telur dadar
9. Colek Kaki Ayam

So berbalik dengan rekod yang kita ada seperti dalam entry yang lalu, kita boleh membuat beberapa queries seperti di bawah.
1. Senarai Pelajar yang Mengambil SPM
2. Senarai Pelajar Perempuan yang Dapat 5A dalam UPSR
3. Bilangan Pelajar yang mendapat 8A dalam PMR
4. Bilangan Pelajar Cina didalam senarai peperiksaan
dan pelbagai lagi mengikut kreativiti masing2.
Cara nak membuatnya saya akan tunjukkkan nanti..atau tuan puan boleh cuba dulu..

Wassalam

MS Access: "Mari Belajar Memasak"-Menu Pertama (Sambungan)

Assalamualaikum..
Jumpa lagi! anda dah bersedia untuk memasak? Mula2 mari kita tengok balik apa yang kita ada untuk  masak:

1. Menu Kita (Dalam Kepala atau seeloknya  tulis atas kertas)

"Senarai Pelajar Lelaki Melayu yang Mendapat 5A dalam UPSR 2011" 

2. Senarai Bahan-bahannya yang hendak disediakan (Seperti Dalam Table Design View)

1. Nama Pelajar

2. Jantina 

3. Keturunan 

4. Kelulusan 

5. Peperiksaan 

6. Tahun   

3. Bahan2 yang telah disediakan (rekod senarai pelajar dan kelulusan seperti yang kita senaraikan -kita beli sikit saja (rekod yang kita masukkan) untuk cuba masak takut tak jadi nanti kan rugi)

Maknanya sekarang2 kita dah boleh mula memasak. Anda mungkin bertanya mana alat-alatan untuk memasak seperti kuali ka, sudip ka, blender ka - itu kita kira sudah tersedia sebab pokai la kalau setiap kali nak masak kena beli semua benda tu..

Cara nak memasak (Queries) step by step boleh didapati dalam link yang sama dalam entry sebelumnya. Anda kena  masukkan semua bahan2 tadi (6 senarai)- kalau tak masakan (menu) kita tak lengkap-atau silap2 tak menjadi langsung.

Queries anda akan kelihatan seperti dibawah- kalau tak dapat delete balik query tu, baca bahan rujukan tadi dan cuba lagi. Tak dapat jugak call saya 0123456789 (sure ada jawapan punye!)

Ini bentuk Queries Dalam Design View
Nota: Belah atas tu adalah senarai field (bahan2) yang terdapat dalam table. dan sebelah bawah pulak adalah field(bahan2) yang hendak digunakan dalam pembuatan queries kita.

Ini pulak Queries bila kita Run (!) ataupun dalam datasheet view.
Nota: kita masih belum dapat apa yang kita hendak tadi sebab kita belum set apa2 kriteria pun lagi. Senarai yang dipaparkan sekarang sekarang adalah sama macam Table (bahan2 mentah) tadi- masih boring?!







Berbalik kepada queries yang kita mahukan tadi..kita perlu setkan kriterianya terlebih dahulu dalam Design View Queries Tadi. Bagaiamana caranya adalh teramat-amat senang- cuba tengok apa yang kita mahu seperti dibawah. Cuba kenal pasti kata kuncinya (keyword)
"Senarai Pelajar Lelaki Melayu yang Mendapat 5A dalam UPSR  2011"
Kata kuncinya Adalah;
Lelaki   = Jantina
Melayu = Keturunan
5A        = Kelulusan
UPSR   = Peperiksaan
2011    = Tahun
So langkah seterusnya adalah memasukkan (menaip) semua kata kunci tadi kedalam ruang kriteria mengikut field masing2  dalam  design view seperti dibawah;

Dah berjaya membuat seperti diatas anda akan mendapat senarai yang dikehendaki seperti dibawah (hanya seorang saja yang memenuhi kriteria). Tak percaya? cubalah check sendiri satu persatu dalam table..

kalau anda berjaya, tahniah sebab anda telah berjaya "memasak menu pertama", rasanya dah ada, tapi dari segi persembahan atau masa yang diambil.. jangan la berkira sangat untuk kali ini..

Sebelum mengundur diri,saya ingin bertanya, bolehkah kita memasak menu lain selain diatas dengan menggunakan bahan2 yang sama yang kita telah sediakan?
Jawapannya  mestilah Ya dan disitulah pentingnya kreativiti seorang Chef...

Jumpa Lagi.. Wassalam..

MS Acces: Langkah Kedua

Assalamualaikum!

Jumpa lagi kita dalam Langkah kedua-kali ini kita bercakap dimana seharusnya kita bermula?

Kalau nak memasak, adakah kita membeli bahan2 mentah dulu dan baru pikir nak masak apa ataupun kita fikir menu apa yang kita nak masak dulu barulah kita beli bahan2 yang akan digunakan nanti.

Dua2 pun boleh tapi rasanye semua setuju kalau saya kata lebih afdal(baik) kalau kita fikir menu apa yang nak dimasak dan barulah kita membeli bahan2 mentah. Ini boleh menjimatkan wang dan masa yang banyak dan dapat mengelakkan pembaziran.

Begitu jugak dengan MS Access, kita boleh terus mula dengan membuat table dulu dan barulah kita fikir queries (soalan) apa yang kita nak.

Dan pastinya yang lebih afdal (baik) kita fikir dulu queries apa yang kita nak buat barulah kita membuat table.

Contohnya begini, kalau kita fikir untuk memasak Tom Yam kita mestilah menyediakan bahan2 berikut antaranya:

1. Pes atau Kiub Tomyam

2. Serai

3. Daun Limau Purut

4. Ayam

5. Udang

6. Bunga Kobis

7. Lengkuas

8. Cili Api

9. Cendawan

10.Celery

Barulah kita akan dapat masak Tom Yam yang "Kau".

Begitu juga dengan Database, Kalau kita ada queries "Senarai Pelajar Lelaki Melayu yang Mendapat 5A dalam UPSR 2011" Maknanya kita Perlu Menyediakan Field (Kalau dalam Excell kita panggil Header) yang terdiri dari senarai berikut;

1. Nama Pelajar

2. Jantina (Lelaki, Perempuan)

3. Keturunan (Melayu, India, Cina,..)

4. Kelulusan (5A, 4A1B, 3A2B,....)

5. Peperiksaan (UPSR, PMR, SPM)

6. Tahun (2010, 2011, 2012...)

Dengan adanya perancangan queries, maka lebih senanglah kita untuk menyediakan table kita.

Kita akan cuba untuk memasak menu kita yang pertama dalam entry yang seterusnya..

Hingga Jumpa Lagi, jangan pergi jauh2... Sebab kita akan pergi lebih jauh nanti..

Wassalam

MS Access: Langkah Pertama

Untuk menjadi chef yang baik, seseorang itu seharusnya mengetahui sedalam mungkin ilmu2 berkenaan dengan masakan dari bahan mentah kepada alatan untuk memasak dan persembahan hidangan tadi. Lagi dalam ilmu dan kepakarannya lagi lah hebat gamaknya chef tadi. Tapi persoalannya disini, berapa lamakah untuk mendalami ilmu2 tadi untuk menjadi seorang chef yang hebat?

Adakah segala ilmu tadi boleh dipelajari dalam beberapa hari dan seterusnya seseorang itu akan menjadi chef yang hebat? Jawapannya sama sekali tidak.. untuk menjadi chef yang hebat sudah tentunya memakan masa yang lama-pelbagai resipi asal mestilah tiada masalah untuk memasaknya, pengubahsuaian kepada resipi asal mungkin dibuat tanpa menjejaskan rasa yang ketara ataupun dapat mencipta resipi2 baru yang belum dicuba sebelum ini.

Yang penting disini, kemahuan mesti ada dan mulakanlah langkah untuk belajar – mungkin boleh mula dengan belajar mengenai jenis 2 bahan mentah dan dalam masakan apa bahan mentah ini digunakan dan tidak digunakan.

Ataupun mungkin boleh cari resipi dalam internet dan beli bahan2 yang diperlukan dan cuba memasaknya sendiri – mungkin boleh cuba masak kari daging, sedap jugak kalau dapat dicecah dengan roti manis!

Begitu jugak dengan MS Acces, kita tidak mungkin dapat menjadi hebat dalam masa beberapa hari belajar dan mencuba buat satu dua database yang ringkas. Kita hendaklah berterusan mencuba dan menambahbaik database yang kita buat itu dari masa kesemasa (“Continuos Improvement” kata Mat Salleh, dan Orang Jepun pula kata “Kaizen”). Kita boleh membeli buku2 ataupun melayari internet untuk belajar membuat database tetapi saya nak sarankan disini untuk kita cepat berdikari, kita hendaklah berguru dengan manusia terutamanya dengan orang yang berpengalaman dalam membuat database.

Saya percaya dengan pengetahuan asas yang kukuh berkenaan dengan MS Access database- seseorang itu akan berupaya untuk menjadi lebih kreatif dalam memahami apa kelebihan MS Access dan seterusnya dapat pergi lebih jauh berbanding orang lain yang tidak mengikuti kursus asas...

Kejayaan seseorang itu bermula dari langkah pertama...dan disusuli dengan langkah2 seterusnya

Persoalannya sekarang, adakah kita sudah memulakan langkah pertama itu?, kalau sudah alhamdulillah.. kita teruskan langkah2 seterusnya dengan bersemangat...

Wassalam..

MS Access: Pengenalan

Adakah anda bersedia untuk mencuba memulakan MS Access?

Pertama sekali, mari kita lihat apakah perbezaan yang paling ketara antara MS Access dan Software yang biasa lain dalam Keluarga MS Office.Yang Paling ketara sekali adalah apabila anda jalankan MS Access , anda tak boleh terus menaip kandungan yang anda inginkan..tidak seperti application MS Office lain.

Anda ada pilihan samada menggunakan template yang telah disediakan ataupun anda kena bermula dari kosong (New Blank Database). Saya tak berminat untuk mengajar bagaimana menggunakan template sebab itu mungkin untuk orang yang sudah pandai yang sudah tahu latar belakang berkenaan dengan database.

Saya lebih berminat untuk mengajar orang yang tak tahu apa2 tentang MS Acces dan seterusnya dapat

Baik kita mula click New Blank Database – dan lihat lagi, kali ini juga kita belum terus dapat taip masuk segala data2 yang kita ada. Kali ini ini kita ditanya pula apa nama file/database yang kita ingin buat.mebuat satu database daripada kosong.

Jadi masuklah nama yang bersesuaian, contoh kalau data base kita untuk simpan maklumat peribadi namakanlah dia Maklumat Peribadi Database, ataupun Personal Database. Ataupun kalau database untuk rekod Defect Rekod dan Jenis2 Defect2 Namakan lah dia Defect Database. Perlu diingatkan yang tida peraturan khusus untuk nama database so pandai2 lah sendiri untuk menamakannya degan nama yang anda suka.

Dan setelah anda masukkan nama yang bersesuaian – tekan butan “Create” dan anda akan dapat melihat skrin seakan MS Excell. Barulah anda dah dapat menaip… tapi nak taip apa? Kat mana?

Untuk pengetahuan apa yang dipaparkan pada skrin yang sebelah kiri adalah Table (Default Nama Table tu adalah “Table 1”) dan pada disebelah kanan adalah kandungan dalam “Table 1” tadi. Seperti yang saya kat tadi Table ni memang seakan MS Excell tetapi ia mempunyai kelebihan jauh daripada MS Excell.

So sebelum pergi lebih lanjut kita wajib mengetahui apa elemen2 penting dalam MS Access Database. Elemen2 itu adalah.

1. Table

2. Queries

3. Form

4. Report

5. Macros/Event Procedure

Dalam saya menerangkan elemen2 diatas, untuk lebih senang diingat kepentingan/kewujudannya saya mengumpamakannya dalam penyedian makanan atau masakan.

Table:

Table adalah elemen yang paling penting, dimana jika tiada table maka tiadalah database. Ia diumpamakan sebagai bahan mentah yang perlu disediakan sebelum proses menyediakan sesuatu masakan. Formulanya bahannya mesti bermutu tinggi (tidak cacat, tidak busuk) dan mesti terdiri dari pelbagai jenis (Gula, garam, ayam, udang, belacan cili, dan sebagainya).

Begitu juga dengan Table, datanya mestilah bermutu tinggi (jelas samaada data itu adalah sejenis nombor, atau tarikh ataupun text dan sebagainya) dan juga pelbagai jenis data yang berkataitan contohnya kalau data tadi untuk maklumat peribadi kita perlukan berkenaan dengan Nama, Alamat, No Telefon Pejabat, No Tel H/P, Tarikh Lahir, Pekerjaan, Status, Jantina dan sebagainya yang bersesuaian mengikut keperluan.

Queries:

Queries adalah sesuatu yang jugak teramat penting. Bila kita kaitkan dengan masakan, ia adalah jenis masakan/menu yang akan disediakan. Jenis Masakan tadi sudah semestinyalah hanya menggunakan bahan mentah yang telah dipilih seperti ayam, minyak, udang, garam dan sebagainya. Sebagai satu contoh paling senang dengan adanya bawang, minyak, ayam, garam chili kita sudah boleh memasak 1. Bawang Goreng atau 2. Ayam Goreng atau 3. Ayam Goreng Pedas. Apa yang kita tak boleh buat adalah Kari ayam mahupun Udang Tenpura sebab kita tidak menyediakan udang ataupun kari dalam bahan2 kita.

Jadi Queries disini diringkaskan kepada apa yang kita cuba"masak" dengan data yang kita ada tadi. Contohnya kalau kita ada data berkenaan dengan No Tel H/P, Pekerjaan dan Status kita boleh buat statistic 1. Status jumlah orang bujang berbanding yang berkahwin atau 2. Berapa ramaikah yang No Tel dia bermula dengan 012, 017, 016 atau 3. Jenis Pekerjaan yang paling popular dan sebagainya. Maklumat ini adalah sangat penting kepada orang2 tertentu untuk mengetahui trend dan langkah yang patus diambil seterusnya.

Jadi kalau tanpa nilai tambah ke atas bahan2 mentah kita ada tadi, maknanya kita akan hanya dapat menghidangkan bahan2 mentah itu sendiri. dan sudah semestinya tiada orang yang berminat untuk melihatnya.

Cuba tanya member sebelah, mu nak make ka ayam mentah? Tapi orang Jepun Mungkin tiada masalah dengan ikan atau udang mentah...

Untuk lebih terperinci berkenaan dengan MS Access Pengenalan boleh lah download pdf file kat laman web dibawah

http://oit.montclair.edu/documentation/ms_office/office2007/access/Access_2007,_Introduction_11-27-07.pdf

Jumpa Lagi Nanti...

Alatan yang Sesuai - Permata Yang tak Disedari - MS Access

Assalamualaikum..

Jumpa lagi dalam topik gunalah alatan yang sesuai..

Baiklah, kali ni saya akan fokus kepada apa yang sebenarnya saya ingin berkongsi dengan orang lain iaitu MS Access.

Tak pernah dengar MS Access?, tapi pernah dengar MS Word, MS Excel dan MS Power Point?

Sesiapa yang pernah menggunakan komputer pasti pernah menggunakan MS Office yang didalamnya mengandungi software2 tersebut diatas.

Tadi semasa di SenHeng, saya ternampak "MS Office 2007 for Student Version" berharga RM299.

Version untuk student mengandungi 3 software diatas tetapi tidak MS Acces.

MS Access ada terkandung dalam Versi Professional dan harganya mungkin dalam RM1000 ke atas.

Disyarikat saya bekerja sekarang MS Access adalah terkandung dalam pakej MS Office dan setiap pekerja ofis mempunyai komputer masing2.

Agaknya kalau ada seramai 100 orang pekerja yang menggunakan komputer dipejabat, berapa orangkah yang tahu menggunakan applikasi MS Access dalam membantu memudahkan pekerjaannya dan pekerja lain?

cuba tanya orang sebelah anda.. "mung tahu ko nak guna MS Access ni?"

Jumpa Lagi, wassalam..