Kenapa Kita Sentiasa Sibuk? 2.0

Assalamualaikum!

 Kembali dalam topik Kenapa Kita Sentiasa Sibuk.
Tapi kali ini saya nak bercerita tentang "perjuangan" saya selama bekerja di sebuah syarikat perkilangan di Lembah Kelang.
Perjuangan saya adalah untuk memudahkan segala urusan kerja-kurangkan birokrasi dan andaian, hanya fokus pada masalah sebenar dalam melakukan sesuatu kerja.

Saya bekerja di bahagian rekabentuk produk (Eng. Dept) yang berhubung dengan pelbagai pihak bermula dari fasa rekabentuk (Design) sampailah kepada fasa penghasilan (Production) dan seterusnya kepada mengambil tindakan yang sewajarnya untuk memastikan produk yang dihasilkan secara berterusan selagi ada permintaan dari pelanggan.

Untuk itu, saya merasa perlunya satu database (pengkalan data) yang boleh digunakan untuk merekodkan data secara betul, menganalisis dan memantau segala aktiviti yang berkaitan dengan tugasan yang dipertanggungjawabkan.

Database yang sedia ada boleh kata 100% adalah berdasarkan MS Excel dimana disebabkan tiada keseragaman dalam memasukkan data (Key-In Data) dan Perisian Ms Excel itu sendiri terlalu mudah lentur (Flexible) maka sesiapun boleh menghasilkan database dan memasukkan data ikut sedap rasa. Pada hakikatnya MS Excel pun boleh digunakan sebagai database yang ringan kalau etika2 database itu boleh dipatuhi.

Bahananya, apabila data yang direkodkan tadi terpaksa dianalysis secara manual (dibuat ringkasan kepada bentuk table dan Graf). Aktiviti ringkasan ini menngambil masa yang agak panjang-mungkin berhari2 kerana rekod yang ada tidak seragam. Pemantauan pula boleh dikatakan hampir mustahil kalau melibatkan rekod yang banyak.
Kesimpulannya, masalah kesilapan sentiasa berlaku dan kita senantiasa sibuk  untuk menyelesaikan masalah kesilapan yang berlaku tadi tanpa ada fokus untuk menyelesaikan masalah pokok (utama) yang selalu dikaitkan (ditudingkan) kepada masalah disebabkan oleh manusia (Human Error)

Pada awal 2005, saya telah memulakan satu MS Acces Database berkenaan Pertukaran Rekaan kepada sesuatu produk. Database asal adalah dalam format Excel dan ia dikongsi dengan pelbagai department. Mulanya tiada masalah besar yang timbul sebab rekod pertukaran rekaan hanyalah sedikit kerana jenis model yang dibuat tak sampai 10 jenis, tapi lama kelamaan jenis model telah berganda dengan besar menjadi  lebih 200 jenis model. dan rekod pertukaran semakin bertambah dari sehari ke sehari.

Kemuncaknya ada beberapa kes yang besar berlaku dimana pertukaran rekaan tidak sempurna dan menimbulkan kerugian yang besar bagi pihak syarikat.

Saya mengambil masa yang agak lama untuk menyempurnakan database tersebut (3 tahun) dan masih mengubahsuainya hingga sekarang.

Pada masa yang sama saya telah membuat beberapa database untuk kegunaan kerja saya dan setelah  banyak mendapat menafaat daripadanya, saya mula berani untuk mempromosikan kepada pihak lain untuk beralih daripada database dalam format Excel kepada Access.

Pada hujung 2008, Saya telah berjumpa dengan Bahagian Latihan untuk berbincang berkenaan Latihan Dalaman MS Acces. Saya mendapat sokongan dari pelbagai pihak dan Sessi pertama latihan pada bulan Disember 2009 dikendalikan oleh saya secara sukarela.(Latihan MS Access pernah diadakan sebelum itu oleh pihak lain tetapi terhenti pada tahun 2004)
Bermula dengan dua orang sukarelawan sebagai pengajar pada 2010, tiga orang 2011 dan sekarang 5 orang, transformasi kearah penggunaan Acces menggantikan Excel menjadi semakin rancak.
Kelebihan menggunakan Access telah dibuktikan dengan terhasilnya beberapa database yang direka dan diguna pakai oleh individu yang telah menghadiri kursus.
Database yang dihasilkan ternyata memudahkan individu itu sendiri dan sesiapa yang berurusan dengannya.

Namun begitu keadaan sekarang mungkin hanya dalam 50% sahaja target saya tercapai..disebabkan masih banyak lagi rekod penting dalam format Excel yang perlu ditukar kepada Access secepat mungkin..

Tapi bak kata pepatah, perahu sudah di air, dayung sudah ditangan, cuma tinggal semangat untuk mendayung ke tempat yang ingin di tuju. Kalau lambat mendayung nanti takut2 lambat sampai ataupun perahu terus hanyut dibawa arus..

Hingga bertemu lagi. wassalam...