Kenapa Kita Sentiasa Sibuk? 2.0

Assalamualaikum!

 Kembali dalam topik Kenapa Kita Sentiasa Sibuk.
Tapi kali ini saya nak bercerita tentang "perjuangan" saya selama bekerja di sebuah syarikat perkilangan di Lembah Kelang.
Perjuangan saya adalah untuk memudahkan segala urusan kerja-kurangkan birokrasi dan andaian, hanya fokus pada masalah sebenar dalam melakukan sesuatu kerja.

Saya bekerja di bahagian rekabentuk produk (Eng. Dept) yang berhubung dengan pelbagai pihak bermula dari fasa rekabentuk (Design) sampailah kepada fasa penghasilan (Production) dan seterusnya kepada mengambil tindakan yang sewajarnya untuk memastikan produk yang dihasilkan secara berterusan selagi ada permintaan dari pelanggan.

Untuk itu, saya merasa perlunya satu database (pengkalan data) yang boleh digunakan untuk merekodkan data secara betul, menganalisis dan memantau segala aktiviti yang berkaitan dengan tugasan yang dipertanggungjawabkan.

Database yang sedia ada boleh kata 100% adalah berdasarkan MS Excel dimana disebabkan tiada keseragaman dalam memasukkan data (Key-In Data) dan Perisian Ms Excel itu sendiri terlalu mudah lentur (Flexible) maka sesiapun boleh menghasilkan database dan memasukkan data ikut sedap rasa. Pada hakikatnya MS Excel pun boleh digunakan sebagai database yang ringan kalau etika2 database itu boleh dipatuhi.

Bahananya, apabila data yang direkodkan tadi terpaksa dianalysis secara manual (dibuat ringkasan kepada bentuk table dan Graf). Aktiviti ringkasan ini menngambil masa yang agak panjang-mungkin berhari2 kerana rekod yang ada tidak seragam. Pemantauan pula boleh dikatakan hampir mustahil kalau melibatkan rekod yang banyak.
Kesimpulannya, masalah kesilapan sentiasa berlaku dan kita senantiasa sibuk  untuk menyelesaikan masalah kesilapan yang berlaku tadi tanpa ada fokus untuk menyelesaikan masalah pokok (utama) yang selalu dikaitkan (ditudingkan) kepada masalah disebabkan oleh manusia (Human Error)

Pada awal 2005, saya telah memulakan satu MS Acces Database berkenaan Pertukaran Rekaan kepada sesuatu produk. Database asal adalah dalam format Excel dan ia dikongsi dengan pelbagai department. Mulanya tiada masalah besar yang timbul sebab rekod pertukaran rekaan hanyalah sedikit kerana jenis model yang dibuat tak sampai 10 jenis, tapi lama kelamaan jenis model telah berganda dengan besar menjadi  lebih 200 jenis model. dan rekod pertukaran semakin bertambah dari sehari ke sehari.

Kemuncaknya ada beberapa kes yang besar berlaku dimana pertukaran rekaan tidak sempurna dan menimbulkan kerugian yang besar bagi pihak syarikat.

Saya mengambil masa yang agak lama untuk menyempurnakan database tersebut (3 tahun) dan masih mengubahsuainya hingga sekarang.

Pada masa yang sama saya telah membuat beberapa database untuk kegunaan kerja saya dan setelah  banyak mendapat menafaat daripadanya, saya mula berani untuk mempromosikan kepada pihak lain untuk beralih daripada database dalam format Excel kepada Access.

Pada hujung 2008, Saya telah berjumpa dengan Bahagian Latihan untuk berbincang berkenaan Latihan Dalaman MS Acces. Saya mendapat sokongan dari pelbagai pihak dan Sessi pertama latihan pada bulan Disember 2009 dikendalikan oleh saya secara sukarela.(Latihan MS Access pernah diadakan sebelum itu oleh pihak lain tetapi terhenti pada tahun 2004)
Bermula dengan dua orang sukarelawan sebagai pengajar pada 2010, tiga orang 2011 dan sekarang 5 orang, transformasi kearah penggunaan Acces menggantikan Excel menjadi semakin rancak.
Kelebihan menggunakan Access telah dibuktikan dengan terhasilnya beberapa database yang direka dan diguna pakai oleh individu yang telah menghadiri kursus.
Database yang dihasilkan ternyata memudahkan individu itu sendiri dan sesiapa yang berurusan dengannya.

Namun begitu keadaan sekarang mungkin hanya dalam 50% sahaja target saya tercapai..disebabkan masih banyak lagi rekod penting dalam format Excel yang perlu ditukar kepada Access secepat mungkin..

Tapi bak kata pepatah, perahu sudah di air, dayung sudah ditangan, cuma tinggal semangat untuk mendayung ke tempat yang ingin di tuju. Kalau lambat mendayung nanti takut2 lambat sampai ataupun perahu terus hanyut dibawa arus..

Hingga bertemu lagi. wassalam...

Kenapa Kita Sentiasa Sibuk?

Assalamualaikum..!
Alhamdulillah sempat lagi nak menulis berkenaan dengan kenapa kita  Sentiasa Sibuk.
Stephen Covey dalam bukunya the Seven Habit ada membahagikan kerja2 yang kita lakukan sekarang adalah dalam lingkungan 4 bahagian (4 Quadran) - ia adalah dari matrik Kepentingan dengan Kesegeraan.
Maknanya kita nilaikan setiap kerja kita adakah ia;
1. Penting dan mesti dilakukan segera? (Quadran I)
2. Penting Tapi boleh dikemudiankan kerana mungkin memerlukan masa,tenaga dan kewangan baru dapat melakukannya (Quadran II)
3. Kurang Penting Tapi kena lakukan dengan segera (Quadran III)
4. Kurang Penting dan Tak perlu bersegera untuk melakukannya (Quadran IV)

Mungkin sukar untuk mengenal pasti dalam kategori manakah perkara yang kita lakukan sekarang tergolong.  mungkin jugak ia bergantung kepada status kewangan, pangkat dalam organisasi seseorang itu.

kita ambil contoh yang paling dekat- sebagai surirumah sepenuh masa yang suaminya hanya seorang eksekutif biasa disyarikat swasta. Aktiviti biasa sebagai seorang surirumah mungkin seperti berikut.
1. Memasak
2. Mengemas Rumah
3. Membasuh Kain Baju
4. Menyiapkan Pakaian Suami dan Anak2
5.  Menonton  TV
6. Membaca (Surat Khabar, Novel, Majalah dll..)
7. Menyediakan Menu Masakan
8. Berborak dalam Telefon
9. Menghantar dan Mengambil anak ke/dari sekolah
10. Mengajar Anak (Pelajaran)
11. Melayari Internet
13. Membuat Kerja Sambilan dirumah
14. Menghadiri kelas kemahiran (memasak, menjahit dsb..)
15. Mengikuti Pengajian Agama
16. Berborak Dengan Jiran

Mari kita kategorikan setiap aktiviti tadi mengikut Quadran yang sepatutnya.

Quadran I:
Memasak, Mengemas Rumah, Membasuh Kain Baju, Menyiapkan pakaian suami dan anak2, menghantar dan mengambil anak - Ianya penting dan mesti dilakukan pada masa yang tertentu yang dikalamana gagal dilakukan ia akan memudaratkan secara segera.. Ini adalah tanggungjawab-tiada kompromi.

Quadran II:
Menyediakan Menu Masakan, Membaca, Mengajar Anak, Menonton TV dan Melayari Internet (Untuk mendapat ilmu), Membuat Kerja Sambilan, Menghadiri kelas kemahiran, mengikuti pengajian agama - Ianya penting dalam menjadikan akiviti dalam Quadran I menjadi lebih berkesan atau lebih happening (Menjadikan diri kita dan orang2 disekitar kita lebih baik)

Quadran III:
Berborak panjang  dalam telefon, berborak panjang dengan jiran, menonton TV sinetron - Kurang pengting tapi mesti dilayan dalam masa tertentu.

Quadran IV:
Melayari Internet untuk suka2 (Facebook, Youtube dll) - kurang penting dan boleh dilakukan bila2 masa saja.

Saya ingin menghuraikan lebih berkenaan dengan Quadran II sebabnya pada saya dia lah yang akan mempengaruhi Quadran I.

Ambik contoh memasak - siapa2 pun boleh memasak. Tapi kalau kerja sebagai Chef direstoran, bolehkan Chef masak masakan yang sama tapi rasanya hari ni lain dan esoknya pula lain? Sudah tentu tidak.. dan apakah agaknya yang Chef tadi lakukan supaya masakannya sentiasa sama sedap rasanya?
Jawapannya adalah ilmu yang dipelajari dan latihan yang telah dilalui...

Jadi secara ringkasnya aktiviti dalam Quadran II adalah sesuatu yang membuatkan kita akan hebat dalam Quadran I. Apabila kita sudah hebat dalam Quadran I kita akan mendapat pujian, sanjungan dan sebagainya yang baik2 dan kalau kita tidak dapat menjadi hebat " Not Competent" kita akan menyusahkan diri dan juga orang lain.

Bila dah meyusahkan diri dan orang lain- kita akan sentiasa sibuk melakukan perkara yang tidak ada nilai tambah (seperti melayan komplen orang terhadap kita) dan seterusnya tidak sempat untuk melakukan sesuatu di Quadran II. Hasilnya kita tak akan kemana-mana....sebab kita sentiasa sibuk!

Jumpa Lagi!
Wassalam dan selamat berpuasa...