MS Access: Pengenalan

Adakah anda bersedia untuk mencuba memulakan MS Access?

Pertama sekali, mari kita lihat apakah perbezaan yang paling ketara antara MS Access dan Software yang biasa lain dalam Keluarga MS Office.Yang Paling ketara sekali adalah apabila anda jalankan MS Access , anda tak boleh terus menaip kandungan yang anda inginkan..tidak seperti application MS Office lain.

Anda ada pilihan samada menggunakan template yang telah disediakan ataupun anda kena bermula dari kosong (New Blank Database). Saya tak berminat untuk mengajar bagaimana menggunakan template sebab itu mungkin untuk orang yang sudah pandai yang sudah tahu latar belakang berkenaan dengan database.

Saya lebih berminat untuk mengajar orang yang tak tahu apa2 tentang MS Acces dan seterusnya dapat

Baik kita mula click New Blank Database – dan lihat lagi, kali ini juga kita belum terus dapat taip masuk segala data2 yang kita ada. Kali ini ini kita ditanya pula apa nama file/database yang kita ingin buat.mebuat satu database daripada kosong.

Jadi masuklah nama yang bersesuaian, contoh kalau data base kita untuk simpan maklumat peribadi namakanlah dia Maklumat Peribadi Database, ataupun Personal Database. Ataupun kalau database untuk rekod Defect Rekod dan Jenis2 Defect2 Namakan lah dia Defect Database. Perlu diingatkan yang tida peraturan khusus untuk nama database so pandai2 lah sendiri untuk menamakannya degan nama yang anda suka.

Dan setelah anda masukkan nama yang bersesuaian – tekan butan “Create” dan anda akan dapat melihat skrin seakan MS Excell. Barulah anda dah dapat menaip… tapi nak taip apa? Kat mana?

Untuk pengetahuan apa yang dipaparkan pada skrin yang sebelah kiri adalah Table (Default Nama Table tu adalah “Table 1”) dan pada disebelah kanan adalah kandungan dalam “Table 1” tadi. Seperti yang saya kat tadi Table ni memang seakan MS Excell tetapi ia mempunyai kelebihan jauh daripada MS Excell.

So sebelum pergi lebih lanjut kita wajib mengetahui apa elemen2 penting dalam MS Access Database. Elemen2 itu adalah.

1. Table

2. Queries

3. Form

4. Report

5. Macros/Event Procedure

Dalam saya menerangkan elemen2 diatas, untuk lebih senang diingat kepentingan/kewujudannya saya mengumpamakannya dalam penyedian makanan atau masakan.

Table:

Table adalah elemen yang paling penting, dimana jika tiada table maka tiadalah database. Ia diumpamakan sebagai bahan mentah yang perlu disediakan sebelum proses menyediakan sesuatu masakan. Formulanya bahannya mesti bermutu tinggi (tidak cacat, tidak busuk) dan mesti terdiri dari pelbagai jenis (Gula, garam, ayam, udang, belacan cili, dan sebagainya).

Begitu juga dengan Table, datanya mestilah bermutu tinggi (jelas samaada data itu adalah sejenis nombor, atau tarikh ataupun text dan sebagainya) dan juga pelbagai jenis data yang berkataitan contohnya kalau data tadi untuk maklumat peribadi kita perlukan berkenaan dengan Nama, Alamat, No Telefon Pejabat, No Tel H/P, Tarikh Lahir, Pekerjaan, Status, Jantina dan sebagainya yang bersesuaian mengikut keperluan.

Queries:

Queries adalah sesuatu yang jugak teramat penting. Bila kita kaitkan dengan masakan, ia adalah jenis masakan/menu yang akan disediakan. Jenis Masakan tadi sudah semestinyalah hanya menggunakan bahan mentah yang telah dipilih seperti ayam, minyak, udang, garam dan sebagainya. Sebagai satu contoh paling senang dengan adanya bawang, minyak, ayam, garam chili kita sudah boleh memasak 1. Bawang Goreng atau 2. Ayam Goreng atau 3. Ayam Goreng Pedas. Apa yang kita tak boleh buat adalah Kari ayam mahupun Udang Tenpura sebab kita tidak menyediakan udang ataupun kari dalam bahan2 kita.

Jadi Queries disini diringkaskan kepada apa yang kita cuba"masak" dengan data yang kita ada tadi. Contohnya kalau kita ada data berkenaan dengan No Tel H/P, Pekerjaan dan Status kita boleh buat statistic 1. Status jumlah orang bujang berbanding yang berkahwin atau 2. Berapa ramaikah yang No Tel dia bermula dengan 012, 017, 016 atau 3. Jenis Pekerjaan yang paling popular dan sebagainya. Maklumat ini adalah sangat penting kepada orang2 tertentu untuk mengetahui trend dan langkah yang patus diambil seterusnya.

Jadi kalau tanpa nilai tambah ke atas bahan2 mentah kita ada tadi, maknanya kita akan hanya dapat menghidangkan bahan2 mentah itu sendiri. dan sudah semestinya tiada orang yang berminat untuk melihatnya.

Cuba tanya member sebelah, mu nak make ka ayam mentah? Tapi orang Jepun Mungkin tiada masalah dengan ikan atau udang mentah...

Untuk lebih terperinci berkenaan dengan MS Access Pengenalan boleh lah download pdf file kat laman web dibawah

http://oit.montclair.edu/documentation/ms_office/office2007/access/Access_2007,_Introduction_11-27-07.pdf

Jumpa Lagi Nanti...

Bersediakah anda untuk "Pergi Lebih Jauh"?

Assalamualaikum!

Lama dah tak update blog ni..semangat nak update tak pernah luntur lagi lantaran kerana hidup ini untuk menunaikan tanggungjawab yang diamanahkan.

Berbalik kepada "Pergi Lebih Jauh". Berdasarkan entry saya sebelum ini pasal masa yang diambil untuk mendapatkan data yang diinginkan untuk tujuan rujukan ataupun dianalysis untuk dipersembahkan kepada pihak seterusnya (pelanggan). Kadang2 pelanggan terakhir itu mungkin diri kita sendiri.

Mari kita lihat secara lebih spesifik di tempat kita bekerja, sedar atau tidak database ini digunakan dimana2 saja, paling kurang pun system pembayaran gaji. Selain dari itu ada lagi data2 yang perlu untuk dibuat rujukan seperti rekod kedatangan pekerja, cuti, lewat, Rekod2 berkenaan production, defect, Inspection dan sebagainya...

ramai yang tak menafikan yang setiap rekod yang ada memerlukan database yang bersesuaian supaya segala manafaat dari rekod tadi dapat digunakan sebagai rujukan dan ataupun dianalisis dalam merancang membuat sesuatu perkara ataupun mencari punca masalah atas sesuatu masalah yang sedang dihadapi.

Saya sering terfikir kenapa kita (Rakyat Malaysia umumnya dan Kaum Melayu khususnya) sukar untuk pergi lebih jauh?. adakah 1. kita tidak cukup pandai? adakah 2. kita lembab? atau 3. adakah sebab kita ada sebab pelupa (tak kisah) atau 4. kita kurang berusaha untuk membaiki keadaan.

Saya berpendapat, yang ke-3 dan ke-4 adalah masalah utama yang kita hadapi.

Semasa saya mula bekerja ditempat saya bekerja sekarang, Bos Jepun saya telah menetapkan sasaran yang dalam masa 5 tahun, kita akan dapat keupayaan untuk buat kerja berkenaan dengan product design from A to Z.

Tetapi sekarang selepas 15 tahun (Beberapa orang bos Jepun dah bertukar ) kita masih terkial2 dengan macamamna nak buat testing dan macammana nak faham kegunaan produk yang kita buat.

Kita masih lemas dalam kerja2 biasa yang tak memerlukan kepakaran yang tinggi...

Siapa yang patut disalahkan disini...

Bos Jepun? atau orang kita sendiri?

Hingga jumpa lagi....

Wassalam....

Mengapa Perlu "Pergi Lebih Jauh!"

Assalamualaikum..

Bersambung lagi dari post yang lepas, adakah anda pernah megalami situasi apabila anda bertanya kepada seseorang yang bertangungjawab dalam merekodkan data ditempat anda bekerja, dikalamana anda memerlukan data tersebut dengan kadar segera dalam bentuk sudah diringkaskan untuk dimasukkan dalam report bulanan anda.

Antara jawapan dibawah, yang manakah biasa anda dengar.?

1. Ini data yang seperti encik mahukan!

atau

2. Ini semua data yang saya ada encik boleh la buat ringkasan sendiri.

atau

3. Beri saya masa sehari suntuk untuk mendapatkan ringkasan data yang encik mahukan sebab data itu berada dalam file yang berasingan.

atau

4. Data yang encik mahukan sudah masuk arkib. Cuma data yang terkini saja ada.

atau

5. Nanti petang saya bagi pada encik apa2 yang saya ada ya.., boleh?

Sekiranya jawapan yang selalu anda dapat adalah No. 1, syabas saya ucapkan kepada organisasi anda. Organisasi anda dalam keadaan yang terbaik untuk pergi lebih jauh..

Tapi sekiranya jawapan anda No. 2 dan seterusnya, sesuatu perlu dilakukan dengan cara anda merekodkan data. Ini tidak boleh dibiarkan begitu saja dan perlu ada tindakan drastik yang perlu diambil untuk mengubah keadaan .

Tapi persoalannya siapa yang patut mulakan perubahan ini?.

Cuba tanya orang sebelah, "Siapa yang patut mulakan dulu ya?, Mung ko Bos kita?

Wassalam...

Helaian Kerja (Worksheet) VS Pengkalan Data (Database)

Assalamualaikum..!

Rasanya ramai yang tahu bila masa nak guna MS Word, kes macam mana yang sesuai guna MS Excel dan situasi mana pulak kena pakai MS Power Point.

Tapi kadang kadang ataupun mungkin juga ada diantara kita meggunakan MS Excel atau Power Point untuk menulis surat ataupun report berbanding menggunakan MS Word.

Dan mungkin juga ada diantara kita menggunakan MS Word ataupun MS Power Point untuk membuat "Table".

Perkara begini mungkin tidak dirasai kesannya sekiranya hal ini sekali sekala berlaku, tetapi kalau tiap2 hari ataupun ada penambahbaikan yang diperlukan, maka hendaklah difikirkan sebaiknya perisian apa yang sepatutnya di pakai...

Ambil contoh,

Sekiranya kita hendak menulis surat /repot yang panjang berjela2, maka amatlah tidak sesuai menggunakan MS Excell atau Power Point. Adalah jauh lebih senang sekiranya kita menggunakan MS Word.

Begitu juga sekiranya kita mahu membuat pengiraan daripada data2 yang dimasukkan dalam "table" tadi amatlah tidak sesuai kita menggunakan MS Word ataupun MS Power Point. Kita Seharusnya menggunakan MS Excel untuk membuat pengiraan.

Jadi untuk kes macam mana kita seharusnya menggunakan MS Excel (Worksheet) dan kes macam mana pulak kita seharusnya menggunakan MS Access (Database).

Ini bukan kes "Tepuk Dada Tanya Selera" atau "Tepuk Dada Tanya Iman",Ini adalah berkenaan dengan sejauh mana kita hendak pergi dengan pilihan yang kita buat hari ini.

Cuba tanya orang sebelah - "Demo nok gi jauh mana weh?"...

Jumpa lagi, Wassalam!

Pengkalan Data - Database...

Assalamualaikum..

Mengimbau kembali dimana saya terdedah dengan database ini semasa saya disekolah menengah dahulu (tahun 1988-89).

Pada masa itu ada kelab komputer disekolah dan salah satu software yang diajar adalah lotus 123.

Masa tu saya terfikir jugak macam mana dia boleh buat setiap salinan untuk setiap murid yang beratus2 orang...(mesti kena taip satu persatu untuk setiap murid- buat satu template, copy template tu banyak2 dan salin balik markah yang direkodkan tadi atas template masing2)Cikgu Pembimbing kelab pada masa itu adalah Ustaz Mahmud dan dia telah menggunakan perisian lotus 123 untuk mencetak slip keputusan peperiksaan.

Tapi sangkaan saya jauh tersasar sebab rupanya hanya satu template yan dibuat dan data tadi (Markah /Gred) telah automatik masuk kedalam template mengikut nama murid tadi dan bila print akan keluarlah markah/gred mengikut nama/id setiap murid.

Dari situlah minat saya berkenaan dengan database ini bermula dan selepas SPM semasa lawatan saya ke UM , saya telah membeli buku berkenaan dengan Dbase 3+ di Pekan Buku dan cuba membuat database berpandukan buku tersebut.... tapi malangnya tiada database yang sesuai untuk diguna pakai dalam kehidupan saya sebabgi pelajar pada masa itu.

Semasa belajar di universiti, saya telah membeli sebuah komputer terpakai kerana minat yang teramat tinggi kepada komputer.

Malangnya komputer tu tak dapat digunakan sepenuhnya kerana spesifikasi yang rendah dan tidak mempunyai Hard Disk.

Walaubagaimanapun saya menggunakan komputer itu untuk menulis surat dan jugak untuk merekodkan perbelanjaan bulanan kami bertiga yang menyewa apartment dan berkongsi duit untuk membeli makanan harian.

Perisian Lotus 123 yang saya gunakan adalah yang diambil dari sekolah menengah dulu.

Alhamdulillah ada juga guna rupanya ilmu yang saya pelajari semasa disekolah dulu...

Malam dah lewat , nanti saya akan sambung kemudian....

Wassalam..

Alatan yang Sesuai - Permata Yang tak Disedari - MS Access

Assalamualaikum..

Jumpa lagi dalam topik gunalah alatan yang sesuai..

Baiklah, kali ni saya akan fokus kepada apa yang sebenarnya saya ingin berkongsi dengan orang lain iaitu MS Access.

Tak pernah dengar MS Access?, tapi pernah dengar MS Word, MS Excel dan MS Power Point?

Sesiapa yang pernah menggunakan komputer pasti pernah menggunakan MS Office yang didalamnya mengandungi software2 tersebut diatas.

Tadi semasa di SenHeng, saya ternampak "MS Office 2007 for Student Version" berharga RM299.

Version untuk student mengandungi 3 software diatas tetapi tidak MS Acces.

MS Access ada terkandung dalam Versi Professional dan harganya mungkin dalam RM1000 ke atas.

Disyarikat saya bekerja sekarang MS Access adalah terkandung dalam pakej MS Office dan setiap pekerja ofis mempunyai komputer masing2.

Agaknya kalau ada seramai 100 orang pekerja yang menggunakan komputer dipejabat, berapa orangkah yang tahu menggunakan applikasi MS Access dalam membantu memudahkan pekerjaannya dan pekerja lain?

cuba tanya orang sebelah anda.. "mung tahu ko nak guna MS Access ni?"

Jumpa Lagi, wassalam..

Gunakan Alatan Yang Sesuai..! Sambungan..

Assalamualaikum..

Berkesempatan lagi saya nak update blog ni..

Ambil balik update saya sebelum ini berkenaan dengan alatan yang sesuai, apakah alatan yang sesuai itu semestinya yang harganya mahal dan boleh meningkatkan produktiviti berkali2 ganda?

Tentu sekali tidak, sebab dalam apa apa hal sekalipun kita mesti menilai kewajaran (rational) dalam membuat sesuatu kerja atau sesuatu pekara.

Kalau orang berniaga dia mesti fikir dengan pelaburan (investment) yang minima dia mesti mendapat pulangan (return) yang maksima. Ini pula bukan persoalan yang mudah dijawab tanpa melakukan penilaian yang sewajarnya. (dan juga usaha yang sewajarnya...)

Kita ambil contoh kalau kita nak ke surau yang jaraknya memang tidak jauh (beberapa ela dari rumah kita dan kita seorang yang sihat walafiat, cuaca pula elok tidak panas,tidak hujan apakah alatan yang kita gunakan untuk pergi (diberi pilihan kita ada kereta BMW5 Series sebiji, kancil Sebiji, Kawasaki Ninja sebiji, Motor Kapcai sebiji, Basikal Raleigh Fully Carbon Sebiji dan Sepasang Kaki).

Pilihan pertama kita rasanya adalah sepasang kaki (berjalan kaki).

Bagaimana pulak dengan pilihan kita kalau hari hujan yang agak lebat? mungkin pilihan kita yang tepat adalah kereta kancil... dan keadaan yang macam mana pula yang menyebabkan kita menggunakan alatan2 yang paling sesuai..

Jumpa lagi dan renung2 kan tentang kewajaran dalam melakukan sesuatu.. sebab kalau kita berlebihan itu termasuk dalam pembaziran.. dan orang yang suka membazir akan merosakkan diri dan persekitaran (pembaziran adalah amalan syaitan!)