MS Access: Pengenalan

Adakah anda bersedia untuk mencuba memulakan MS Access?

Pertama sekali, mari kita lihat apakah perbezaan yang paling ketara antara MS Access dan Software yang biasa lain dalam Keluarga MS Office.Yang Paling ketara sekali adalah apabila anda jalankan MS Access , anda tak boleh terus menaip kandungan yang anda inginkan..tidak seperti application MS Office lain.

Anda ada pilihan samada menggunakan template yang telah disediakan ataupun anda kena bermula dari kosong (New Blank Database). Saya tak berminat untuk mengajar bagaimana menggunakan template sebab itu mungkin untuk orang yang sudah pandai yang sudah tahu latar belakang berkenaan dengan database.

Saya lebih berminat untuk mengajar orang yang tak tahu apa2 tentang MS Acces dan seterusnya dapat

Baik kita mula click New Blank Database – dan lihat lagi, kali ini juga kita belum terus dapat taip masuk segala data2 yang kita ada. Kali ini ini kita ditanya pula apa nama file/database yang kita ingin buat.mebuat satu database daripada kosong.

Jadi masuklah nama yang bersesuaian, contoh kalau data base kita untuk simpan maklumat peribadi namakanlah dia Maklumat Peribadi Database, ataupun Personal Database. Ataupun kalau database untuk rekod Defect Rekod dan Jenis2 Defect2 Namakan lah dia Defect Database. Perlu diingatkan yang tida peraturan khusus untuk nama database so pandai2 lah sendiri untuk menamakannya degan nama yang anda suka.

Dan setelah anda masukkan nama yang bersesuaian – tekan butan “Create” dan anda akan dapat melihat skrin seakan MS Excell. Barulah anda dah dapat menaip… tapi nak taip apa? Kat mana?

Untuk pengetahuan apa yang dipaparkan pada skrin yang sebelah kiri adalah Table (Default Nama Table tu adalah “Table 1”) dan pada disebelah kanan adalah kandungan dalam “Table 1” tadi. Seperti yang saya kat tadi Table ni memang seakan MS Excell tetapi ia mempunyai kelebihan jauh daripada MS Excell.

So sebelum pergi lebih lanjut kita wajib mengetahui apa elemen2 penting dalam MS Access Database. Elemen2 itu adalah.

1. Table

2. Queries

3. Form

4. Report

5. Macros/Event Procedure

Dalam saya menerangkan elemen2 diatas, untuk lebih senang diingat kepentingan/kewujudannya saya mengumpamakannya dalam penyedian makanan atau masakan.

Table:

Table adalah elemen yang paling penting, dimana jika tiada table maka tiadalah database. Ia diumpamakan sebagai bahan mentah yang perlu disediakan sebelum proses menyediakan sesuatu masakan. Formulanya bahannya mesti bermutu tinggi (tidak cacat, tidak busuk) dan mesti terdiri dari pelbagai jenis (Gula, garam, ayam, udang, belacan cili, dan sebagainya).

Begitu juga dengan Table, datanya mestilah bermutu tinggi (jelas samaada data itu adalah sejenis nombor, atau tarikh ataupun text dan sebagainya) dan juga pelbagai jenis data yang berkataitan contohnya kalau data tadi untuk maklumat peribadi kita perlukan berkenaan dengan Nama, Alamat, No Telefon Pejabat, No Tel H/P, Tarikh Lahir, Pekerjaan, Status, Jantina dan sebagainya yang bersesuaian mengikut keperluan.

Queries:

Queries adalah sesuatu yang jugak teramat penting. Bila kita kaitkan dengan masakan, ia adalah jenis masakan/menu yang akan disediakan. Jenis Masakan tadi sudah semestinyalah hanya menggunakan bahan mentah yang telah dipilih seperti ayam, minyak, udang, garam dan sebagainya. Sebagai satu contoh paling senang dengan adanya bawang, minyak, ayam, garam chili kita sudah boleh memasak 1. Bawang Goreng atau 2. Ayam Goreng atau 3. Ayam Goreng Pedas. Apa yang kita tak boleh buat adalah Kari ayam mahupun Udang Tenpura sebab kita tidak menyediakan udang ataupun kari dalam bahan2 kita.

Jadi Queries disini diringkaskan kepada apa yang kita cuba"masak" dengan data yang kita ada tadi. Contohnya kalau kita ada data berkenaan dengan No Tel H/P, Pekerjaan dan Status kita boleh buat statistic 1. Status jumlah orang bujang berbanding yang berkahwin atau 2. Berapa ramaikah yang No Tel dia bermula dengan 012, 017, 016 atau 3. Jenis Pekerjaan yang paling popular dan sebagainya. Maklumat ini adalah sangat penting kepada orang2 tertentu untuk mengetahui trend dan langkah yang patus diambil seterusnya.

Jadi kalau tanpa nilai tambah ke atas bahan2 mentah kita ada tadi, maknanya kita akan hanya dapat menghidangkan bahan2 mentah itu sendiri. dan sudah semestinya tiada orang yang berminat untuk melihatnya.

Cuba tanya member sebelah, mu nak make ka ayam mentah? Tapi orang Jepun Mungkin tiada masalah dengan ikan atau udang mentah...

Untuk lebih terperinci berkenaan dengan MS Access Pengenalan boleh lah download pdf file kat laman web dibawah

http://oit.montclair.edu/documentation/ms_office/office2007/access/Access_2007,_Introduction_11-27-07.pdf

Jumpa Lagi Nanti...

Bersediakah anda untuk "Pergi Lebih Jauh"?

Assalamualaikum!

Lama dah tak update blog ni..semangat nak update tak pernah luntur lagi lantaran kerana hidup ini untuk menunaikan tanggungjawab yang diamanahkan.

Berbalik kepada "Pergi Lebih Jauh". Berdasarkan entry saya sebelum ini pasal masa yang diambil untuk mendapatkan data yang diinginkan untuk tujuan rujukan ataupun dianalysis untuk dipersembahkan kepada pihak seterusnya (pelanggan). Kadang2 pelanggan terakhir itu mungkin diri kita sendiri.

Mari kita lihat secara lebih spesifik di tempat kita bekerja, sedar atau tidak database ini digunakan dimana2 saja, paling kurang pun system pembayaran gaji. Selain dari itu ada lagi data2 yang perlu untuk dibuat rujukan seperti rekod kedatangan pekerja, cuti, lewat, Rekod2 berkenaan production, defect, Inspection dan sebagainya...

ramai yang tak menafikan yang setiap rekod yang ada memerlukan database yang bersesuaian supaya segala manafaat dari rekod tadi dapat digunakan sebagai rujukan dan ataupun dianalisis dalam merancang membuat sesuatu perkara ataupun mencari punca masalah atas sesuatu masalah yang sedang dihadapi.

Saya sering terfikir kenapa kita (Rakyat Malaysia umumnya dan Kaum Melayu khususnya) sukar untuk pergi lebih jauh?. adakah 1. kita tidak cukup pandai? adakah 2. kita lembab? atau 3. adakah sebab kita ada sebab pelupa (tak kisah) atau 4. kita kurang berusaha untuk membaiki keadaan.

Saya berpendapat, yang ke-3 dan ke-4 adalah masalah utama yang kita hadapi.

Semasa saya mula bekerja ditempat saya bekerja sekarang, Bos Jepun saya telah menetapkan sasaran yang dalam masa 5 tahun, kita akan dapat keupayaan untuk buat kerja berkenaan dengan product design from A to Z.

Tetapi sekarang selepas 15 tahun (Beberapa orang bos Jepun dah bertukar ) kita masih terkial2 dengan macamamna nak buat testing dan macammana nak faham kegunaan produk yang kita buat.

Kita masih lemas dalam kerja2 biasa yang tak memerlukan kepakaran yang tinggi...

Siapa yang patut disalahkan disini...

Bos Jepun? atau orang kita sendiri?

Hingga jumpa lagi....

Wassalam....